Un evento ordinato nasce da un piano chiaro: ingressi definiti, informazioni agli ospiti, un referente unico. L’accoglienza supporta l’organizzatore; le attività riservate dalla legge a personale specifico vanno verificate con la Prefettura.
Il piano viene prima di tutto
Un ingresso ordinato non si improvvisa. Prima della data è utile definire quante persone sono attese, da dove entrano e da dove escono, dove si formano le code, quali sono i punti di informazione. Più l’evento è grande, più contano questi dettagli.
A Catania i grandi eventi passano dal Comitato provinciale per l’ordine e la sicurezza pubblica presso la Prefettura, con piani predisposti dagli organizzatori. Per il Capodanno 2024 in piazza Duomo, per esempio, l’accesso è stato limitato a 7.600 persone con ingressi regolati attraverso varchi. Per eventi più piccoli le regole sono diverse, ma il principio vale: si parte da un piano.
Che cosa significa accoglienza
L’accoglienza è il primo contatto degli ospiti con l’evento. Comprende:
- benvenuto e indirizzamento agli ingressi
- informazioni su percorsi, orari, servizi e regole stabilite dall’organizzatore
- verifica di inviti o liste forniti dall’organizzatore, dove richiesto
- ordine delle code e dei flussi in entrata e in uscita
- indicazioni sulle vie di uscita, quando previste dal piano
- segnalazione immediata al responsabile di qualsiasi criticità
Un referente unico e istruzioni chiare
Chi accoglie lavora secondo le istruzioni dell’organizzatore. Per questo serve un referente unico, raggiungibile prima e durante l’evento, che sappia decidere o indirizzare le richieste. Una breve riunione prima dell’apertura, con orari, planimetria e contatti, evita equivoci.
Anche le regole per gli ospiti vanno comunicate in anticipo: orari, eventuali divieti, modalità di accesso. Quando sono chiare, l’accoglienza può limitarsi a ricordarle con cortesia.
Che cosa l’accoglienza non sostituisce
L’accoglienza non sostituisce il piano di sicurezza dell’evento, gli addetti antincendio abilitati, il servizio sanitario di emergenza, le Forze dell’ordine o la commissione competente per i locali di pubblico spettacolo. In caso di pericolo si avvisano subito il 112 e il responsabile.
Non esiste un rapporto nazionale unico tra numero di addetti e partecipanti: dipende dal piano, dal luogo e dalle indicazioni delle autorità competenti. Rapporti come uno ogni 250 persone compaiono solo in alcuni schemi locali e non vanno intesi come regola generale.
Locali di intrattenimento: una verifica necessaria
Per i locali e i luoghi di intrattenimento e spettacolo la normativa nazionale prevede una disciplina specifica. Il decreto del Ministero dell’Interno del 6 ottobre 2009, attuativo della legge 94 del 2009, istituisce presso ogni Prefettura un elenco del personale addetto ai servizi di controllo, e l’iscrizione è condizione per svolgere il servizio. Il decreto indica requisiti e un corso di formazione organizzato dalle Regioni. La domanda di iscrizione è presentata al Prefetto dal gestore del locale o dal titolare dell’istituto autorizzato.
Si tratta di informazioni di orientamento. Un organizzatore o gestore che intende affidare compiti di questo tipo deve verificare direttamente con la Prefettura di Catania che cosa è richiesto nel suo caso. AG SECURITY non svolge queste attività e si limita ad accoglienza, informazioni e supporto organizzativo.
Flussi, code e vie di uscita
Le code sono il punto in cui un evento mostra i propri limiti. Conviene prevedere uno spazio di attesa sufficiente, separato dalla strada quando possibile, e segnalare con chiarezza dove inizia la fila e dove si controllano inviti o biglietti. Ingressi separati per categorie diverse di ospiti, come invitati, relatori o fornitori, riducono la confusione.
Anche l’uscita va pensata. A fine evento le persone lasciano il luogo quasi insieme: percorsi chiari e indicazioni semplici aiutano a evitare ressa. Le vie di esodo e i dispositivi antincendio sono definiti dal piano dell’evento e dalle autorità competenti; chi accoglie può ricordare le indicazioni ufficiali agli ospiti, ma non le modifica.
Dopo l’evento
Un breve confronto a fine serata o giornata con il referente permette di annotare ciò che ha funzionato e ciò che va corretto: punti di code, orari di maggiore afflusso, informazioni mancanti. Sono dati preziosi per l’evento successivo.
Se l’evento si ripete nel tempo, conservare queste note in un breve documento consente di partire dall’esperienza precedente e di spiegare con più precisione le proprie esigenze a chi si occupa dell’accoglienza. È un modo semplice per migliorare edizione dopo edizione, senza complicare l’organizzazione.
Domande frequenti
Quanti addetti servono per un evento?
Non esiste un rapporto nazionale unico: dipende dal piano dell’evento e dalle indicazioni delle autorità competenti.
A chi mi rivolgo per un evento a Catania?
Per i grandi eventi al Comitato provinciale per l’ordine e la sicurezza pubblica presso la Prefettura; per eventi più piccoli al Comune e agli enti competenti.
Fonti
- LiveSicilia: Capodanno in piazza Duomo, ingressi contingentati
- Ministero dell’Interno: DM 6 ottobre 2009 (Gazzetta Ufficiale n. 235 del 9/10/2009)
- Prefettura: testo del DM 6 ottobre 2009
- Punto Sicuro: il rapporto tra addetti e folla negli eventi pubblici
Questo articolo ha scopo informativo e non costituisce consulenza legale.